El miércoles 1º de Julio, regirá la obligación de operar con
factura electrónica para todos los contribuyentes que figuren como responsables
inscriptos en IVa. Sólo quedarán exentos quienes operen bajo el régimen de
controladores fiscales y aquellos monotributistas que revistan en las
categorías inferiores a la H. Además, a partir de ese día, finalizarán varios
regímenes de información.
Por parte de la Afip, aseguran que “se trata de un esfuerzo importante
del Fisco, a efectos de simplificar sus procesos y facilitar los controles que
permiten poner en práctica las tareas de fiscalización”. La consecuencia
inmediata que debe esperarse es la disminución de las facturas apócrifas. Y
además no se puede desconocer que con este régimen todas las operaciones del
contribuyente quedan en la base de datos, a disposición de la AFIP. Del lado de
los contribuyentes, las ventajas pasan por otro lado: ahorran papel y espacio
para guardar los duplicados, y ganan en velocidad para poder emitir y enviar la
factura. Vale aclarar que este régimen de facturación electrónica no elimina,
de hecho, la factura en papel, a la cual puede recurrirse en caso de alguna
contingencia. Por su parte, los comprobantes electrónicos también quedarán
archivados, se podrán enviar por mail e incluso imprimirse.
La emisión de la factura on line se concreta a través de la pagina web
de la AFIP, completando los datos de la operación de venta en el comprobante
que se despliega en la pantalla. La gestión a través de equipos informáticos
con la validación electrónica y el sistema digital por el cual el vendedor
envía electrónicamente el documento respaldatorio de la operación al comprador,
constituyen la garantía de auntenticidad e integridad del documento electrónico.
- Facturas y Recibos clase “A”,
- Facturas y Recibos clase “A” con la leyenda “pago en CBU informada” y/o clase “M”.
- Notas de Crédito y Notas de Débito clase “A”
- Notas de Crédito y Notas de Débito clase “A” con la leyenda “pago en CBU informada” y/o clase “M”.
- Facturas y Recibos clase “B”
- Notas de Crédito y Notas de Débito clase “B”
- Facturas y Recibos clase “C”
Cómo funciona
La
facturación electrónica se emite a partir de un código de autorización
electrónico que le da la AFIP a cada contribuyente y que le permite a éste
último completar luego los datos de la operación en la página Web del
organismo.
Para adherir
al régimen de sede entrar en el sitio www.afip.gov.ar
con clave fiscal. Una vez allí los contribuyentes al Regimen General deben
optar en el primer menú por “Regímenes de Facturación y registración” y luego
elegir entre el sistema “ RCEL” (COMPROBANTES
EN LINEA) o “RECE” (REGIMEN DE EMISION DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS)
Luego se
recomienda definir el punto de venta (“ABM – Punto de Venta”) que es un dato
numérico que puede elegir libremente el contribuyente para después avanzar en
el mismo menú con “Generar comprobante”. A partir de esta instancia se trata de
completar los datos que va requiriendo el sistema (Nombres, Documento,
Condición frente al IVA, Domicilio, Condiciones de venta, Datos del receptor, etc.).
Finalmente de
debe revisar la totalidad de los datos ingresados, y si no aparecen
inconsistencias, el sistema dará la posibilidad de confirmar o retroceder para
posibles correcciones, dado que los errores son inevitables y son parte del
flujo normal de los trabajos administrativos. Con la factura papel, estos
inconvenientes se subsanaban cruzando la palabra “ ANULADO”. En el caso de la
factura electrónica, su emisión NO PUEDE SER ANULADA, pero sí compensada con la
emisión de una Nota de Crédito on line o electrónica, repitiendo los pasos
explicados anteriormente.
Soluciones tecnológicas para el nuevo
sistema
Para que todo
esto sea posible se requiere Tecnología, tanto por parte de la empresa que debe
facturar como por parte de la AFIP.
Hasta hace un
tiempo, para facturar electrónicamente (recordemos que este sistema tuvo su origen en el año 2007, sólo para
algunos contribuyentes), había que generar un archivo desde el sistema de
facturación habitual, enviárselo a la AFIP desde su sitio web y esperar que el
mismo devolviera otro archivo con el Código de Autorización Electrónico (CAE). Ese
código le daba validez a la factura.
Este
procedimiento ya no se usa porque el
ente fiscalizador concentró 3 herramientas tecnológicas en el llamado Régimen
de Emisión de Comprobantes Electrónicos (RECE), que constituyen 3 métodos para
facturar electrónicamente y obtener la autorización en tiempo real.
Uno de estos
métodos – el más usado – lo constituyen los web
services que permiten conectar automáticamente el software que usa la
empresa para emitir sus facturas con el sistema de la AFIP y recibir instantáneamente
el CAE. Este método tiene la particularidad que cada computadora usada para
facturar debe ser certificada digitalmente para que la AFIP sepa que la empresa
que está facturando es quien dice ser y no una impostora. Estos certificados
digitales tienen 2 años de vigencia, luego hay que renovarlo.
El segundo
método consiste en utilizar el aplicativo “RECE – Versión 4.0”, mediante el
cual se puede enviar un lote de facturas a la AFIP para pedir el CAE.
Por último,
si se emiten pocas facturas por mes, se puede utilizar la opción “Comprobantes
en línea” que está en el sitio web de la AFIP y es gratuita. Se requiere clave
fiscal de nivel 2 o superior.
Diversas alternativas, cuál elegir?
La mayoría de
los sistemas de gestión empresarial ya incluyen la posibilidad de conectarse
automáticamente por Internet con la AFIP para autorizar facturas, de a una o en
bloque. Lo novedoso es que, en concordancia con la tendencia de llevar todos
los sistemas a la “nube”, surgieron varios servicios que permiten confeccionar
facturas electrónicas sin necesidad de instalar
ningún software. Se paga un abono mensual relacionado con la cantidad de
comprobantes a emitir. Requiere una registración y contar con conexión a
internet. Como ejemplo, podemos citar a TANGO factura, una aplicación web que
permite emitir comprobantes electrónicos, enviar la factura por mail y generar
diversos informes para el área contable. No necesita inversión inicial, se
puede trabajar desde una notebook e incluso celulares. Y si la AFIP modifica
algo, adaptan el sistema sin cargos
adicionales.
Hay otras
alternativas que al modelo de la nube, le suman el concepto de la comunidad o
de red. Un ejemplo es RapiFactura, que se presenta como una red comercial donde
clientes, proveedores y contadores pueden intercambiar documentación para
agilizar sus procesos. Lo notorio es que se forma una comunidad entre sus
usuarios para el registro automático de comprobantes emitidos entre ellos, “si
B es cliente de A y ambos son usuarios de RapiFactura, cuando A le emita la
factura de venta a B, este documento se registrará directamente dentro del
sistema de B (previa confirmación y autorización respectiva) como pendiente de
pago”. Las documentos emitidos se envían por mail y quedan a disposición de los
clientes en el portal. Vale aclarar que esta plataforma está abocada solamente
al proceso de facturación, no lleva la gestión y contabilidad, por ahora.
Evidentemente,
hay diferencias entre los sistemas que se instalan en los servidores de la
empresa usuaria y los que se usan desde Internet. Estos últimos, son
aplicaciones montadas en servidores del proveedor, que se alquilan para que el
cliente pueda utilizarlo, tanto para facturar como para llevar la gestión y/o
contabilidad. El cliente no es dueño del sistema, y cuando deja de pagar el
alquiler, no tiene más acceso. En cambio, puede decirse que en el caso de los
primeros, al pagar una licencia por única vez, el cliente paga el producto, lo
instala en sus ordenadores y el manejo de datos queda bajo su órbita, haciéndose
cargo de las actualizaciones de equipos que se requieran para aprovechar al
máximo las bondades del sistema elegido, y asegurarse un back up cotidiano de
la información generada.
Fuente: Revista PYmes - Junio 2015
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